راهنمای پیگیری صورتحساب
چرا صورتحساب در کارپوشه سامانه مودیان نمایش داده نمی‌شود؟
اگر فروشنده می‌گوید فاکتور را ارسال کرده اما شما آن را در کارپوشه نمی‌بینید، پیش از درخواست ارسال دوباره، نتیجهٔ همان درخواست را مشخص کنید. عبارت «ارسال شد» در نرم‌افزار، به‌تنهایی پاسخ همهٔ سؤال‌ها نیست. باید بدانید صورتحساب پردازش شده است، اطلاعات خریدار درست ارسال شده و جست‌وجو در پروندهٔ مربوط انجام می‌شود.
این راهنما یک مسیر عملی برای پیدا کردن علت نیامدن فاکتور در کارپوشه مودیان ارائه می‌کند. ابتدا مشخص می‌کنیم مشکل در سمت فروشنده است یا خریدار، سپس بررسی‌های لازم و اطلاعات موردنیاز پشتیبانی را کنار هم می‌گذاریم. با این روش می‌توانید پیگیری را به یک درخواست مشخص تبدیل کنید و احتمال ایجاد صورتحساب تکراری را کاهش دهید.
ابتدا مشخص کنید چه کسی صورتحساب را نمی‌بیند
اگر فروشنده هم صورتحساب را در سوابق مرتبط پیدا نمی‌کند، بررسی را از نرم‌افزار ارسال و پاسخ سامانه آغاز کنید. از مسئول ارسال بخواهید شمارهٔ مالیاتی و نتیجهٔ آخرین استعلام همان درخواست را ارائه کند. داشتن فایل چاپی فاکتور یا شمارهٔ داخلی فروش، جای این اطلاعات را نمی‌گیرد.
اگر فروشنده صورتحساب را پیدا می‌کند اما خریدار آن را نمی‌بیند، اطلاعات خریدار، نوع صورتحساب و پروندهٔ انتخاب‌شده اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. در این حالت از فروشنده فقط تصویر پیام موفقیت نخواهید؛ مشخصات صورتحساب ثبت‌شده باید با معامله و هویت خریدار تطبیق داده شود.
برای آشنایی با محیط کارپوشه و تفاوت نتیجهٔ ارسال با واکنش خریدار، راهنمای زیر را بخوانید.
کارپوشه سامانه مودیان و روش بررسی وضعیت صورتحساب
شش بررسی برای پیدا کردن علت نمایش ندادن فاکتور
۱. نتیجهٔ پردازش همان درخواست را استعلام کنید
وضعیت روی صفحهٔ نرم‌افزار ممکن است مربوط به ذخیرهٔ محلی یا آخرین تلاش ارسال باشد. از مسئول ارسال بپرسید این وضعیت بر اساس چه پاسخی نمایش داده می‌شود و چه زمانی به‌روزرسانی شده است. اگر نتیجه نامشخص مانده، شناسهٔ پیگیری همان درخواست را برای استعلام نگه دارید.
در سند پرسش‌های متداول سازمان امور مالیاتی، نسخهٔ اردیبهشت ۱۴۰۳، وضعیت‌های استعلام به شکل زیر توضیح داده شده‌اند. این توضیحات مربوط به پردازش صورتحساب است؛ واکنش خریدار مرحلهٔ دیگری است. پاسخ و راهنمای جاری مسیر ارسال خود را نیز بررسی کنید. [۱]
| وضعیت استعلام | معنا و اقدام پیگیری |
|---|---|
| Success | صورتحساب در کارپوشه درج شده است؛ برای اختلاف نمایش، اطلاعات خریدار و پرونده را بررسی کنید. |
| In-progress | صورتحساب در صف پردازش و اعتبارسنجی است؛ نتیجهٔ همان درخواست را پیگیری کنید. |
| Failed | صورتحساب قواعد لازم را رعایت نکرده است؛ جزئیات خطا باید بررسی شود. |
اگر درخواست همچنان در حال پردازش است، یک مسئول مشخص برای پیگیری تعیین کنید و زمان استعلام بعدی را در سوابق خود بنویسید. مدت انتظار را بر اساس پیام فعلی سامانه و راهنمای ارائه‌دهندهٔ خدمت تعیین کنید؛ نمی‌توان برای همهٔ درخواست‌ها زمان یکسانی وعده داد.
۲. اطلاعات خریدار را در دادهٔ ارسال‌شده تطبیق دهید
در اطلاعیه‌های سازمان امور مالیاتی، قرار گرفتن نسخهٔ مرتبط در کارپوشهٔ خریدار به شرایط صورتحساب و مشخصات هویتی خریدار وابسته توضیح داده شده است. بنابراین، فروشنده باید اطلاعات ثبت‌شده در همان صورتحساب را کنترل کند. [۲]
ممکن است مشخصات مخاطب در نرم‌افزار اصلاح شده باشد، اما صورتحساب پیش از آن با اطلاعات دیگری ارسال شده باشد. از فروشنده بخواهید اطلاعات واقعاً ارسال‌شده را با مشخصات پروندهٔ خریدار مقایسه کند. صرف مشابه بودن نام شرکت یا مبلغ معامله، برای تطبیق دو رکورد کافی نیست.
۳. نوع صورتحساب و طرف معامله را بررسی کنید
انتظار مشاهدهٔ یک سند در کارپوشهٔ خریدار باید با نوع صورتحساب و نحوهٔ ثبت اطلاعات خریدار سازگار باشد. همهٔ رسیدها و فاکتورهای چاپی از نظر اطلاعات هویتی و کاربرد در سامانه یکسان نیستند. عنوان «فاکتور رسمی» روی برگه نیز به‌تنهایی نوع سند ارسال‌شده را روشن نمی‌کند.
از صادرکننده بخواهید نوع صورتحساب ثبت‌شده و مشخصات خریدار آن را اعلام کند. اگر دربارهٔ انتخاب نوع یا آثار مالیاتی آن ابهام دارید، مسئول مالی باید موضوع را با دستورالعمل جاری تطبیق دهد. تغییر آزمایشی نوع سند برای ظاهر شدن آن در کارپوشه، روش مناسبی برای تشخیص علت نیست.
۴. پرونده و دسترسی کاربر را کنترل کنید
در حساب‌هایی که به چند کسب‌وکار یا پرونده دسترسی دارند، نام صاحب پرونده و نقش خود را پیش از جست‌وجو بررسی کنید. ممکن است کاربر وارد سامانه شده باشد، ولی در محیط مربوط به پروندهٔ دیگری جست‌وجو کند یا دسترسی موردنیاز را نداشته باشد.
برای ورود، نشانی درگاه ملی خدمات الکترونیک سازمان امور مالیاتی را مستقیماً باز کنید. اگر مشکل از سطح دسترسی است، آن را از مسیر مدیریت مجاز همان حساب پیگیری کنید؛ ارسال رمز اصلی یا کد ورود برای افراد دیگر، جای تنظیم دسترسی را نمی‌گیرد.
ورود به درگاه ملی خدمات الکترونیک سازمان امور مالیاتی
۵. فیلترها و شمارهٔ جست‌وجو را بازبینی کنید
بازهٔ تاریخ، وضعیت انتخاب‌شده و بخش خرید یا فروش را بررسی کنید. یک فیلتر باقی‌مانده از جست‌وجوی قبلی می‌تواند نتیجه را محدود کند. در صورت وجود امکان جست‌وجو با شمارهٔ مالیاتی، همان شماره را از فروشنده بگیرید و با فاکتور داخلی اشتباه نکنید.
شماره‌ها را مستقیماً از سابقهٔ معتبر کپی کنید و فاصلهٔ اضافی ابتدا و انتهای عبارت را بردارید. اگر جست‌وجو نتیجه نداشت، بازهٔ زمانی و سایر فیلترها را به ترتیب بررسی کنید تا معلوم شود کدام شرط نتیجه را محدود کرده است. جست‌وجو فقط با مبلغ، در مجموعه‌ای از معاملات هم‌مبلغ قابل اتکا نیست.
۶. خطای ارتباط را از خطای اطلاعات جدا کنید
قطع ارتباط یا نرسیدن پاسخ استعلام، به‌تنهایی وضعیت نهایی صورتحساب را مشخص نمی‌کند. در این حالت، سابقهٔ درخواست و متن خطا را حفظ کنید و از پشتیبانی مسیر ارسال بخواهید نتیجهٔ همان درخواست را بررسی کند.
اگر پاسخ معتبر، خطای اطلاعات را نشان می‌دهد، متن کامل و کد خطا را همراه با شمارهٔ صورتحساب ثبت کنید. اصلاح داده باید بر اساس همان ایراد و مدارک معامله انجام شود. اگر سند قبلاً ثبت شده است، انتخاب اقدام بعدی به وضعیت سند و ضوابط جاری وابسته است؛ تغییر اطلاعات محلی نرم‌افزار الزاماً سابقهٔ ثبت‌شده را اصلاح نمی‌کند.
چرا نباید فوراً صورتحساب تازه‌ای ارسال کنیم
نامشخص بودن نتیجهٔ قبلی با ثبت نشدن قطعی صورتحساب یکسان نیست. در سند پرسش‌های متداول سازمان، ارسال مجدد یک معامله با شمارهٔ مالیاتی جدید در زمان پردازش درخواست قبلی، به‌عنوان یکی از زمینه‌های ایجاد صورتحساب تکراری توضیح داده شده است. [۱]
پیش از اقدام مجدد، مسئول ارسال باید نتیجهٔ درخواست قبلی را روشن کند. اگر از چند نرم‌افزار یا مسیر استفاده می‌کنید، سوابق هر مسیر را نیز در اختیار او بگذارید. پاک کردن رکورد از فهرست داخلی نرم‌افزار، مدرک حذف آن از سامانه نیست. برای اصلاح یا رسیدگی به سند ثبت‌شده، تصمیم را با مسئول مالی و مطابق ضوابط همان وضعیت بگیرید.
برای پشتیبانی یک گزارش قابل پیگیری آماده کنید
گزارشی که فقط می‌گوید «فاکتور نیامده» معمولاً به پرسش‌های تکراری منتهی می‌شود. برای شروع بررسی، این اطلاعات را در کانال مجاز پشتیبانی ارائه کنید و در تصاویر، اطلاعات سایر مشتریان را بپوشانید.
- نام پروندهٔ مربوط و اینکه شما فروشنده هستید یا خریدار؛
- شمارهٔ مالیاتی همان صورتحساب و شمارهٔ داخلی آن در نرم‌افزار؛
- تاریخ صدور، زمان ارسال و زمان آخرین استعلام؛
- نام نرم‌افزار یا ارائه‌دهندهٔ مسیر ارسال و شناسهٔ پیگیری درخواست؛
- متن کامل وضعیت یا خطا و اینکه صورتحساب در کدام سمت دیده می‌شود؛
- بازهٔ تاریخ و فیلترهایی که هنگام جست‌وجو انتخاب کرده‌اید.
گزارش می‌تواند این‌طور نوشته شود: «صورتحساب موردنظر در سوابق فروشنده دیده می‌شود، ولی خریدار در پروندهٔ مربوط آن را پیدا نمی‌کند. نتیجهٔ آخرین استعلام و مشخصات ارسال‌شدهٔ خریدار پیوست است. لطفاً تطبیق اطلاعات و علت اختلاف نمایش را بررسی کنید.» برای این گزارش نیازی به فرستادن رمز حساب، کد یک‌بارمصرف یا کلید خصوصی نیست.
پرسش‌های متداول دربارهٔ نیامدن فاکتور در کارپوشه
آیا پیام ارسال موفق یعنی خریدار باید فاکتور را ببیند؟
ابتدا باید مشخص شود پیام مربوط به کدام مرحله است. نتیجهٔ پردازش همان درخواست، نوع صورتحساب و اطلاعات خریدار را بررسی کنید. یک عنوان کلی در نرم‌افزار، همهٔ این شرایط را توضیح نمی‌دهد.
اگر فروشنده فاکتور را ببیند ولی خریدار نبیند از کجا شروع کنیم؟
مشخصات خریدار در سند ارسال‌شده و نوع صورتحساب را از فروشنده بخواهید. هم‌زمان پرونده، سطح دسترسی و فیلترهای جست‌وجوی خریدار را کنترل کنید. پیگیری را با شمارهٔ مالیاتی همان سند انجام دهید.
آیا با حذف فاکتور از نرم‌افزار مشکل برطرف می‌شود؟
حذف محلی، وضعیت ثبت‌شده نزد سامانه را مشخص نمی‌کند. ابتدا سابقهٔ ارسال و نتیجهٔ استعلام را حفظ و بررسی کنید تا مدرک پیگیری از دست نرود. اقدام بعدی باید متناسب با وضعیت واقعی سند انتخاب شود.
چه زمانی موضوع را به پشتیبانی ارجاع دهیم؟
وقتی پاسخ معتبر دریافت نمی‌شود، پیام خطا روشن نیست یا پس از تطبیق اطلاعات همچنان اختلاف نمایش وجود دارد، گزارش مستند را به پشتیبانی مسیر ارسال بدهید. مسئلهٔ دسترسی و پرونده را نیز از راه ارتباطی رسمی همان خدمت پیگیری کنید.
پیگیری صورتحساب را بخشی از کار روزانهٔ مالی کنید
برای هر صورتحساب، نتیجهٔ ارسال و آخرین پیگیری را در کنار سوابق معامله نگه دارید. مشخص بودن مسئول پیگیری و اقدام بعدی باعث می‌شود یک مشکل بین حسابدار، فروشنده و پشتیبانی بدون نتیجه جابه‌جا نشود. معیار پایان پیگیری، روشن شدن وضعیت همان سند و ثبت اقدام لازم است.
اگر برای انتخاب ابزار ارسال و پیگیری صورتحساب‌ها به راهنمایی نیاز دارید، امکانات و شرایط سامانه مودیان ابری همراهان سیستم گوهر را بررسی کنید و پرسش‌های مربوط به نیاز کسب‌وکارتان را با شرکت در میان بگذارید.
مشاهدهٔ پلن‌های سامانه مودیان ابری
مشاوره و تماس با همراهان سیستم گوهر
منابع
۱. سازمان امور مالیاتی کشور، سوالات متداول قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مودیان، نسخهٔ RC_FAQULS_V1.10، اردیبهشت ۱۴۰۳، بخش وضعیت استعلام و صورتحساب تکراری. بخش مربوط به نتیجهٔ استعلام و ایجاد صورتحساب تکراری مبنای توضیح وضعیت‌هاست.
۲. اطلاعیه‌های قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مودیان، به‌ویژه اطلاعیهٔ شمارهٔ ۹ دربارهٔ روند دریافت و نمایش صورتحساب. برای تصمیم دربارهٔ آثار مالیاتی، متن جاری مقررات و اطلاعیه‌های رسمی ملاک است.